Cómo hacer presupuestos para eventos

 

El éxito de un evento depende, en gran medida, de su presupuesto. Un presupuesto bien elaborado define las tareas que deben realizarse y te ayudará a mantenerte organizado y preparado para cualquier contingencia.

 

En este artículo te presentamos cómo hacer presupuestos para eventos.

 

Aspectos importantes para cómo hacer presupuestos para eventos

 

Una vez que se establecen las metas y objetivos propios del evento, se deben planificar las acciones y los tiempos concretos. Por tanto, debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

 

Comienza haciendo una lista de los posibles gastos que se requerirán para que el evento sea realizado. Tal vez te será de ayuda imaginarte cómo se desarrolla el evento paso a paso para aterrizar tus ideas.

 

Lo anterior te permitirá saber si tu presupuesto es un pronóstico o una proyección. Recuerda que hay dos tipos de presupuesto:

 

Cuando el presupuesto se adapta al evento

 

El presupuesto se proyecta con base en una planificación general, a necesidades específicas y a objetivos previamente establecidos.

 

Cuando el evento se adapta al presupuesto

 

Se cuenta con un monto de dinero predeterminado y la planeación y realización del evento se deben adecuar a este.

 

Ahora bien, para comenzar a elaborar tu presupuesto, puedes usar Excel u otros programas de hojas de cálculo.

 

Enumera las siguientes cuatro categorías en la parte superior:

 

Artículo o servicio

 

Descripción del artículo o servicio que se requiere

 

Gasto proyectado

 

Tu estimado de cuánto debe costar el artículo o servicio en cuestión

 

Gasto real

 

El costo real del artículo o servicio, con base en la mejor oferta

 

Detalles

 

Detalles importantes que se deben tener en cuenta: cantidades, descuentos, datos del proveedor, etcétera

 

Ahora solo debes completar la hoja de cálculo y administrarla como lo harías con cualquier negocio.

 

Suena sencillo, pero debes tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 

Costos Fijos

 

Los costos fijos no dependen de ningún factor, por lo que debemos cubrirlos si queremos que el evento se realice. Algunos ejemplos:

 

• Gastos de personal designado
• Papelería
• Gastos de difusión, promoción, publicidad y rueda de prensa
• Diseño, impresión y envío de invitaciones
• Renta del venue o locación donde se realizará el evento
• Área y servicio de estacionamiento.
• Equipamiento técnico: sonido, proyección, decoración, fotografía y video
• Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales
• Sistema de inscripción y acreditación
• Contratación de show o actividades, extra al evento
• Cobertura de seguro de equipamiento y personal
• Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje
• Ticketeras 
• Y muchos más, dependiendo del tipo de evento que estés planificando

 

Costos Variables

 

Los costos variables suelen depender de varios factores, por ejemplo la cantidad de asistentes.

 

• Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos, diplomas…
• Cantidad de comida
• Cantidad de personal designado para seguridad y limpieza
• Tamaño del estacionamiento
• Cantidad de computadoras y mobiliario
• Etcétera

Imprevistos y contingencias

 

Es importante tener en cuenta que siempre existe una serie de imprevistos durante la realización de un evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

 

Lo más recomendable es que designes un 10 o 15% extra con base en los egresos totales. Esto te dará la flexibilidad necesaria para que el evento pueda ser realizado a pesar de los contratiempos.

 

Recomendaciones finales

 

Para cada rubro a cubrir, es siempre importante que solicites más de 3 cotizaciones, pues esto te ayudará a elegir la opción más adecuada con base en tus necesidades

 

Ten en cuenta que es posible que las cotizaciones varíen en el tiempo en el que tardas en realizar el evento, ya que muchos proveedores suelen manejan un plazo de entre 15 días y un mes para respetar estas cotizaciones. Por lo mismo, es recomendables que te pongas de acuerdo con ellos para que mantengan el mismo precio durante tiempos más prolongados.

 

Siempre guarda las cotizaciones que solicites, de modo que puedas llevar un control de las condiciones de pago y entrega en cada caso.

 

Eso además te permitirá tener opciones en caso de que algún proveedor te falle.

 

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia. Esperamos que te haya gustado el artículo de cómo hacer presupuestos para eventos

 

En el siguiente link puedes leer  Cómo producir eventos sin riesgo

 

 

 

 

 

 

 

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