Cómo hacer presupuestos para eventos

Cómo hacer presupuestos para eventos

El éxito de un evento depende, en gran medida, de su presupuesto. Un presupuesto bien elaborado define las tareas que deben realizarse y te ayudará a mantenerte organizado y preparado para cualquier contingencia.  En este artículo te presentamos cómo hacer presupuestos para eventos.

Entendiendo el presupuesto de un evento

Primero, hagamos un repaso de los conceptos básicos. ¿Qué es un presupuesto para eventos? Es un plan de acción detallado que considera todos los costos relacionados con la organización de un evento. Desde el lugar hasta la promoción, cada detalle cuenta para que el evento sea exitoso y rentable.

Por qué es importante un buen presupuesto

Un buen presupuesto no solo garantiza que el evento se ejecute sin problemas, sino que también es un factor crucial para mantener la salud financiera de la organización o la persona que lo organiza. Un presupuesto preciso y bien planificado puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un evento.

Los elementos clave en un presupuesto para eventos

Al elaborar un presupuesto para eventos, hay varios elementos clave que debes tener en cuenta. Algunos son obvios, otros quizás no tanto. En este apartado, desglosaremos estos elementos para que puedas tener una visión clara de lo que implica hacer un presupuesto para un evento.

El lugar

El lugar es uno de los componentes más grandes y más variables en cualquier presupuesto para eventos. Esto incluye no solo el alquiler del espacio, sino también otros factores como la seguridad, el estacionamiento, la limpieza y otros servicios relacionados.

La comida y la bebida

Ya sea un elegante cóctel o un seminario de día completo con almuerzo incluido, la comida y la bebida son una parte crucial de casi todos los eventos. Esto también incluye cosas como el personal de servicio, el alquiler de equipos de cocina y el costo de los permisos de bebidas alcohólicas, si se necesitan.

El entretenimiento

Desde un DJ hasta una banda en vivo, el entretenimiento puede ser un componente importante del presupuesto. Aquí también se consideran factores como el costo de los equipos de sonido y luces.

Aspectos importantes para cómo hacer presupuestos para eventos

Una vez que se establecen las metas y objetivos propios del evento, se deben planificar las acciones y los tiempos concretos. Por tanto, debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

Comienza haciendo una lista de los posibles gastos que se requerirán para que el evento sea realizado. Tal vez te será de ayuda imaginarte cómo se desarrolla el evento paso a paso para aterrizar tus ideas.

Lo anterior te permitirá saber si tu presupuesto es un pronóstico o una proyección. Recuerda que hay dos tipos de presupuesto:

Cuando el presupuesto se adapta al evento

El presupuesto se proyecta con base en una planificación general, a necesidades específicas y a objetivos previamente establecidos.

Cuando el evento se adapta al presupuesto

Se cuenta con un monto de dinero predeterminado y la planeación y realización del evento se deben adecuar a este.

Ahora bien, para comenzar a elaborar tu presupuesto, puedes usar Excel u otros programas de hojas de cálculo.

Enumera las siguientes cuatro categorías en la parte superior:

Artículo o servicio

Descripción del artículo o servicio que se requiere

Gasto proyectado

Tu estimado de cuánto debe costar el artículo o servicio en cuestión

Gasto real

El costo real del artículo o servicio, con base en la mejor oferta

Detalles

Detalles importantes que se deben tener en cuenta: cantidades, descuentos, datos del proveedor, etcétera

Ahora solo debes completar la hoja de cálculo y administrarla como lo harías con cualquier negocio.

Suena sencillo, pero debes tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Costos Fijos

Los costos fijos no dependen de ningún factor, por lo que debemos cubrirlos si queremos que el evento se realice. Algunos ejemplos:

• Gastos de personal designado
• Papelería
• Gastos de difusión, promoción, publicidad y rueda de prensa
• Diseño, impresión y envío de invitaciones
• Renta del venue o locación donde se realizará el evento
• Área y servicio de estacionamiento.
• Equipamiento técnico: sonido, proyección, decoración, fotografía y video
• Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales
• Sistema de inscripción y acreditación
• Contratación de show o actividades, extra al evento
• Cobertura de seguro de equipamiento y personal
• Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje
• Ticketeras 
• Y muchos más, dependiendo del tipo de evento que estés planificando

Costos Variables

Los costos variables suelen depender de varios factores, por ejemplo la cantidad de asistentes.

• Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos, diplomas…
• Cantidad de comida
• Cantidad de personal designado para seguridad y limpieza
• Tamaño del estacionamiento
• Cantidad de computadoras y mobiliario
• Etcétera

Imprevistos y contingencias

Es importante tener en cuenta que siempre existe una serie de imprevistos durante la realización de un evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Lo más recomendable es que designes un 10 o 15% extra con base en los egresos totales. Esto te dará la flexibilidad necesaria para que el evento pueda ser realizado a pesar de los contratiempos.

Recomendaciones finales

Para cada rubro a cubrir, es siempre importante que solicites más de 3 cotizaciones, pues esto te ayudará a elegir la opción más adecuada con base en tus necesidades

Ten en cuenta que es posible que las cotizaciones varíen en el tiempo en el que tardas en realizar el evento, ya que muchos proveedores suelen manejan un plazo de entre 15 días y un mes para respetar estas cotizaciones. Por lo mismo, es recomendables que te pongas de acuerdo con ellos para que mantengan el mismo precio durante tiempos más prolongados.

Siempre guarda las cotizaciones que solicites, de modo que puedas llevar un control de las condiciones de pago y entrega en cada caso.

Eso además te permitirá tener opciones en caso de que algún proveedor te falle.

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia. Esperamos que te haya gustado el artículo de cómo hacer presupuestos para eventos

En el siguiente link puedes leer  Cómo producir eventos sin riesgo