Gastos por Desplazamiento Laboral: ¿Cómo Mantener un Balance?

Gastos por Desplazamiento Laboral: ¿Cómo Mantener un Balance? Encontrar el equilibrio adecuado en los gastos de desplazamiento laboral puede ser toda una ciencia.

Internet 03/08/2023 Josefina Ceccini

Gastos por Desplazamiento Laboral: ¿Cómo Mantener un Balance?




Encontrar el equilibrio adecuado en los gastos de desplazamiento laboral puede ser toda una ciencia. Si eres un dueño de negocios que debe facilitarles recursos a sus empleados para movilizarse, controlar los gastos siempre será clave. 

El reto a la hora de controlar los gastos de desplazamiento laboral reside en establecer un balance entre gastar lo suficiente para tener una experiencia de trabajo productiva y evitar un derroche de recursos que pueda impactar negativamente las finanzas de tu empresa.

¿Cómo, entonces, asegurar el equilibrio perfecto entre el gasto y el retorno de tu inversión en tus empleados? 

En este artículo, exploraremos el desplazamiento laboral y el rol de las empresas en la compensación de gastos. Además, te mostraremos métodos de compensación y las implicaciones de eventualidades como el desgaste de un vehículo privado por asuntos laborales. 


El costo de desplazamiento laboral: ¿Cuál es el rol de las empresas?


El costo del desplazamiento laboral suele ser subestimado por todas las empresas con riesgos importantes para su reputación y finanzas. 



Cuando se pasan por alto los costos de la movilidad, los empleados pueden sentirse desmotivados e insatisfechos con la compañía. Indudablemente, esto afectará negativamente su productividad y eficiencia y tu marca como empleador



Los costos de desplazamiento incluyen numerosos aspectos. Aquí te compartimos algunos de estos: 



  • Costos de tiempo por desplazamientos al lugar de trabajo o a eventos internacionales de negocios, como las horas perdidas en el tráfico o la espera en un aeropuerto. 

  • Costos de dinero, como el combustible, el desgaste del vehículo por kilometraje y el correspondiente mantenimiento. 

  • Costos adicionales como alquileres de vehículos y el pago por estacionamiento y peajes. 




Los impactos de los costos de desplazamiento en el bienestar de los trabajadores han sido largamente discutidos. Por ejemplo, supongamos que eres un empleado, que debes hacer un viaje de negocios hacia otro país y que necesitas ir al aeropuerto. Como no podrás llevar tu propio vehículo, tendrás que pagar el costo de un taxi para llegar a ese lugar.



Al llegar al aeropuerto, tendrás que hacer un check in, pasar el filtro de inmigración varias horas antes. Posteriormente, tendrás que esperar por tu vuelo. El tiempo de vuelo,  dependiendo de qué tan largo sea, puede consumir tu bienestar físico y mental. Y cuando llegues a tu país de destino, tendrás que alquilar un vehículo o pagar un taxi para ir al hotel. 



Si tu trabajo se paga por horas, piensa en todas las oportunidades de facturar que perdiste al hacer este trayecto. Asimismo, considera el desgaste mental y físico de hacer un viaje de negocios y los pagos en transporte. Es por esto que las empresas deben asumir una responsabilidad compensando este tipo de gastos. 



¿De qué manera puedes contribuir a la compensación de gastos siendo un dueño de negocios? Generalmente, las compensaciones no solo ayudan a aliviar la carga financiera, sino que también mejoran la satisfacción laboral de tus empleados porque cuentan como tiempo de trabajo efectivo





Cuando reconoces los costos por desplazamiento de tus empleados dentro del presupuesto, demuestras tu interés por los trabajadores. Al mismo tiempo, les muestras a ellos que su tiempo y esfuerzo importa, reforzando su moral y trabajo en el equipo.

Cómo compensar a tus empleados por el desplazamiento laboral: 4 métodos 


Si deseas mantener un lugar de trabajo basado en el diálogo, la equidad, el compromiso y el liderazgo, es fundamental que reconozcas, como empresario, que es esencial compensar a tus empleados por los desplazamientos laborales. 



No existe una receta única para compensar a tus empleados por los costos que asumen a nivel de desplazamiento. Esta decisión depende de las circunstancias financieras, la organización de tu empresa y tu punto de vista sobre cómo se debe compensar a los trabajadores. 



A pesar de eso, queremos equiparte con cuatro métodos efectivos para demostrarles a tus empleados cuán importante consideras su trabajo, tiempo y esfuerzo. 

Reembolso de gastos por movilidad y mantenimiento 


Una de las formas más populares y apropiadas de compensar a los empleados por utilizar su vehículo en beneficio de la compañía es ofrecerles una suma de dinero o un reembolso por gastos de combustible y mantenimiento



¿Cómo hacerlo? Primero, solicita a tus empleados que presenten recibos mensuales de gasolina y gastos por mantenimiento. Luego, añade el valor total de estos recibos al pago de nómina por mes. De esta forma, los trabajadores verán retribuido su esfuerzo por completo. 

Subsidios de transporte


También es usual que los empleados usen el transporte público para asistir al lugar de trabajo o ir a un aeropuerto. En ese caso, brindar subsidios de transporte es un método de compensación ideal. Esto puede tomar las siguientes formas:



  • Pases gratuitos de transporte público: puedes hacer un convenio con alguna empresa de transporte público para generar pases quincenales o mensuales que puedas brindarles a tus empleados. 

  • Disponer un vehículo para la movilidad colectiva: también puedes contratar un servicio de transporte que haga rutas con paradas para llevar a tus empleados al lugar de trabajo. Si tienen que viajar, puedes contratar un servicio privado de vehículo para desplazarlos desde su casa hasta el aeropuerto.

  • Pagar una mensualidad por gastos de transporte: asimismo, puedes establecer un pago mensual por concepto de gastos de transporte público, como taxis, metros y buses. 


Subsidios o reembolsos por gastos de viaje


Cuando se trata de viajes de negocios para tus empleados, puedes brindarles un pago adicional o un reembolso por sus costos de viaje

 Para darte un ejemplo, puedes darles un subsidio por alimentación y transporte u ofrecerte a pagar su hotel y vuelo. Si te sientes generoso y en verdad quieres un lugar de trabajo justo, podrías asumir los costos de todo el viaje o reembolsarles el dinero que gastaron. Pídeles recibos de todo lo que consuman para justificar los gastos en tu contabilidad. 

Opciones de trabajo remoto o híbrido


Otra manera de compensar los gastos de desplazamiento es ofrecer opciones de trabajo remoto o híbrido. Permitir que los empleados trabajen siempre o solo algunos días de la semana desde casa, elimina entre un 100% y un 70% en gastos de desplazamiento. Además, estos modelos de trabajo tienen otros beneficios para ti y tus empleados, como: 

 

  • Aumento de la eficiencia y la productividad de la fuerza de trabajo

  • Mejoras en la colaboración y comunicación entre equipos

  • Mejoras en el bienestar de los trabajadores

  • Reducción considerable de costos por desplazamiento, pero también por alquiler de espacios de oficina 

  • Trabajo sostenible y disminución del impacto ambiental 


 

Estos son algunos ejemplos de cómo puedes compensar los gastos de desplazamiento de tus empleados. Independientemente de tu decisión sobre cómo compensar, lo más importante es que asumas la necesidad de tener un balance justo entre gastos y equidad para tu equipo de trabajo. 

Impacto de los desplazamientos laborales mediante vehículos


Como te lo explicamos anteriormente, existen empleados que utilizan un vehículo por motivos laborales y otros que acuden al transporte público. En el primer caso, el uso de autos puede

generar un desgaste significativo y un consumo considerable de combustible. Este es un gasto no contemplado por las empresas y, por lo tanto, no remunerado. 

 

¿Cómo deberían los empresarios abordar esta situación? Inicialmente, es importante que los empresarios reconozcan que las compañías deben compensar —por razones éticas e, incluso, legales— a sus empleados por gastos de movilidad y viaje. 

 

Te sugerimos crear políticas claras y justas respecto de esta materia. En estas políticas, puedes especificar la manera en que se compensa el costo de desplazamiento laboral y los viajes de tu empresa por eventos corporativos. Comunícalo a tus empleados y resuelve cualquier duda relevante.

 

Dentro del texto de la política, puedes incluir diferentes estrategias de compensación y beneficios para empleados que usan su vehículo por razón de tu empresa. Si te inclinas por los reembolsos, considéralos por milla recorrida. Esto puede ayudar a cubrir gastos por gasolina y mantenimiento. Detállalo así en tu política para desplazamientos laborales. 

 

Otra estrategia alternativa es ofrecerte a compensar por las reparaciones con tus propios medios. Puedes hacer alianzas con talleres de mecánica para brindarles servicios de mantenimiento gratuito a tus empleados. 

 

También puedes asociarte con gasolineras para ofrecerles descuentos o un pago completo por combustible. Incluye esto en tu política con gran nivel de detalle. Recuerda que la ambigüedad abre paso a la interpretación y que esto puede generar conflictos con tus empleados sobre qué se compensa y qué no. 

Mantén un equilibrio en los gastos de viaje y reconoce el esfuerzo de tus empleados


Cuando se trata de asumir los costos del desplazamiento laboral y los viajes de tus empleados, encontrar el equilibrio adecuado entre costo y rentabilidad suele ser desafiante. Sin embargo, es importante que sepas que es un deber ético —y a veces legal— asumir el costo de movilidad de tu fuerza de trabajo. 

 

¿Por qué? En primer lugar, porque, al hacerlo, reconoces el tiempo y esfuerzo que tus empleados invierten en la empresa. Y en segundo lugar, porque es un gasto no contemplado dentro de las nóminas. Como el trabajador es quien asume los costos, esto resta calidad de vida. 

En este artículo, exploramos los gastos por desplazamiento laboral en dos frentes: idas al lugar de trabajo y viajes de negocios. Estos tipos de desplazamiento generan gastos diferenciados que puedes asumir mediante estrategias y acciones como, por ejemplo: 



  • Reembolsos de gastos por movilidad y mantenimiento

  • Subsidios de transporte

  • Subsidios o reembolsos por gastos de viaje

  • Opciones de trabajo híbrido y remoto

  • Asociarte con talleres mecánicos para brindarles a tus empleados un mantenimiento gratuito de su equipo

  • Aliarte con gasolineras para ofrecer descuentos o pagos completos de sus gastos de combustible




Mediante estas acciones, creas un ambiente de trabajo justo y equitativo en el que los empleados se comprometen con alcanzar sus metas y respetan tu liderazgo. 


Sobre la autora


Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.